Как сделать доску задач на компьютере

дмтр кчв

В работе и в организации личных проектов использую канбан-доски. Канбан — это набор правил для применения Аджайла — методики гибкого управления процессами. То есть канбан-доски — инструмент для управления задачами и личной эффективностью.

Классический канбан — это, когда доска разбивается на столбцы, соответствующие этапам работы. Задачи пишут на стикерах. Затем и клеят на доску в тот столбец-этап, которому соответствует задача. В справочнике «Аджайл для новичков» так описывают кому подходит канбан:

Канбан не имеет ограничений в применении. Его используют для планирования свадеб или личных проектов. Небольшие подразделения в Майкрософт использует его для разработки новых программ и приложений. А компания «Тойота» — для управления всеми производствами корпорации.

В современности доски заменены приложениями. Но принцип то же: стобцы с этапами и задачи-карточки.

Личные проекты

Для личных проектов использую систему «3х3» — три дела на год, три дела на месяц, три на неделю. Одно поддерживает другое. Вместо того, чтобы перегружать себя задачами, определяю 3 результата, которых хочу достичь за определенный отрезок времени.

3 цели на год. Для каждой цели ставлю одну задачу на месяц. Итого 3 задачи каждый месяц. Для каждой месячной задачи ставлю подзадачу на неделю. Итого 3 задачи в каждую неделю. Т. е. каждую неделю есть одна задача, которая приближает к каждой из годовых целей

Результаты каждого уровня поддерживают друг друга, что позволяет рассмотреть «лес среди деревьев». Отличие «трех дел» от постепенного планирования на год в том, что небольшие задачи ставятся и корректируются в процессе. Три — искусственное ограничение. Когда всего три слота, выбираешь самое важное. Смысл управления временем не в том, что учишься делать все подряд, а в отделении важного от бессмысленного.

От того, что запланировал на год зависит то, как распланируешь квартал, месяц, неделю и день. От того, насколько честна обратная связь — сильнее осознанность и погружение. Обратная связь — рефлексия в конце каждой недели: что ок, что нет, на что обратить внимание. В таком режиме даже менять цели не страшно. Когда мы плотно погружены в реальность, разочарований быть не может.

Соблюдение «правила 3-х результатов» научило меня концентрироваться на цели, а не на средствах ее достижения, иными словами быть гибким в своем подходе, но постоянно помнить о приоритетах.

Читать еще:  Как сделать дом из конструктора

Жить без стресса и концентрироваться на целях

Рабочие процессы

Для рабочих задач разбил доску на 5 столбцов — задачи на неделю, на день, на завтра, выполненные и не срочные. Такое разделение помогает управлять потоком задач.

В понедельник утром на оперативке обговариваем задачи на неделю. Записываю все в столбец «Неделя». Самые срочные сразу же переношу в столбец «Сегодня». Беру не больше шести задач. Опытным путем определил, что больше шести делать в напряг. Если срочных задач больше шести, то последующие срочные переношу в столбец «Завтра».

Это важный момент. Если изначально определил задачи в «Завтра», значит на сегодня они не такие срочные. Теперь, если сегодня я сделал все задачи, то могу выбирать — или делать срочные из «Завтра» или брать прикольные из «Неделя». Возможность выбора позволяет получать кайф от работы.

Не страшно, если не успеваешь сделать какие-то задачи на день. Просто переносишь их на завтра. Главно пересогласовать с «клиентом», что срок сдвинулся. Жизнь — не марафон, где нужно накопить определенную сумму зачеркнутых чекбоксов.

Если посреди дня появляется неожиданная СРОЧНАЯ задача, то из принципа «Сделай это завтра» записываю ее в «Завтра». Принцип «сделать завтра» — отличный способ жить без стресса.

Задачи с прогрессом

Канбан-доски отлично подходят для задач, где есть конкретные этапы. Например, написание книги у меня разбито на этапы для глав: Черновик, Иллюстрации, Черновая верстка, Первичная редактура, Вторичная редактура, Корректура, Финальная верстка.

Карточки с главами книги двигаю по этапам. Прогресс стал наглядным. Некоторые главы почти закончены, а в других еще конь не валялся. Видно, какие главы тормозят сдачу книги, и где поднажать.

Paws for Trello — удобный клиент для Трелло для Макоси и Виндоус.
В Mac AppStore
В Microsoft Store

Использование доски для планирования

Не так давно в школах отзвенел первый звонок, а значит пора выходить из летней спячки. Пора ставить новые цели и достигать их. Для планирования я предлагаю вам использовать доску. В канцелярском магазине вы сможете найти два вида досок: магнитно-маркерные и пробковые. Возможно, вам еще предложат классическую меловую доску, но мне это вариант не кажется удобным. Прямо в магазине к пробковой доске стоит докупить цветные кнопки, а к магнитно-маркерной, помимо того, из-за чего так названа доска, еще и губку-стиратель.

Как известно, планирование бывает тактическим и стратегическим. Если речь идет об индивидуальных планах, то тактические сроки — это от недели до месяца, а стратегические — от месяца до года. В первом случае лучше брать магнитно-маркерную доску, а во втором — пробковую.

После того как доска куплена, ее необходимо повесить. Стоит это делать так, чтобы с рабочего места вы легко могли окинуть ее взглядом. Ориентацию доски для индивидуального планирования лучше выбрать книжную, а для командной работы или командного планирования – альбомную.

Читать еще:  Как сделать каменный стояк за 5 минут

Не зависимо от того, какой материал доски вы выбрали, на ней стоит закрепить картинки, визуализирующие ваши ценности. Это могут быть: фотографии ваших близких, стрелка «вверх», символизирующая личностный рост, изображение уютного домика и так далее. Эта визуализация поможет избежать случая, когда ваши цели/задачи вам навязаны.
Рассмотрим использование каждого вида доски отдельно.

Пробковая доска
• Сроки планирования – долгосрочные, поэтому обязательно в верхней части закрепить картинки для визуализации целей. Пожалуйста, не путайте цели, пусть и долгосрочные, и ценности.
В средней части стоит закрепить календари с событиями на этот месяц, расписание занятий и тому подобную планово-справочную информацию.
В нижней части закрепляйте стикеры с задачами, исполнение которых займет несколько дней. На пробковой доске их удобно крепить кнопоками, а не только липким слоем, который вечно отваливается в самый неподходящий момент.
• Заведите себе несколько дротиков от дартса. Их классно использовать, когда отсутсвует желание выставлять приоритеты. Броском дротика можно определить, какой задачей сейчас заняться, или просто снять стресс.

Магнитно-маркерная доска
• Сроки планирования – краткосрочные, а значит в верхней части нужно указывать дату дедлайна или актуальный отрезок времени.
Средняя и нижняя часть, как правило, представляют из себя разноцветный to-do list.
• Помимо списка дел, маркерами легко набросать какую-то схему, которую необходимо держать перед глазами. Например, взаимодействия участников проекта.
• Учитывая, что такая доска отлично подходит для мозгового штурма, то возможно стоит сделать её крепление не жестким, а легко снимаемым.
Перед тем как начать использовать доску вы, возможно, захотите потренироваться на виртуальной доске. Такую можно найти на этом сервисе.

Система управления КанБан. Доска, карточки… детский сад?

Доска и карточки — звучит просто, но представьте, что за этим кроется секрет управления огромным концерном Toyota. И что самое интересное, это чистая правда — именно при помощи упомянутых атрибутов протекает управление этим гигантом; а название — весьма “японское”: система управления КанБан.

О системе управления КанБан — так просто и эффективно

В чем состоит суть работы по системе КанБан? Постараемся сегодня в этом разобраться, а также внедрить метод в свою работу и жизнь. Итак, первое, что вам потребуется для реализации КанБан — это доска. Да, обычная магнитная или пробочная доска, на которой должны быть прочерчены несколько столбцов.

Вообще, в изначальной версии принципов системы КанБан столбцов предусмотрено всего 3:

Однако со временем система КанБан смогла получить специфичный апгрейд: каждая компания, внедряющая метод в свои бизнес-процессы, добавляет 1 или несколько столбцов, нужных для конкретного бизнеса. Так, например, компании, реализующие ПО, очень часто оставляют на доске столбец “Тест”, нужный для визуального отображения готовности разных функций.

Читать еще:  Как сделать интерактивную презентацию в powerpoint

Кроме упомянутой уже доски вам понадобятся стикеры — карточки КанБан. На каждой из них будет записана отдельная задача. Ее цель состоит в достижении последнего столбца “Готово”. Разумеется, реализовать это можно только в том случае, если задача действительно завершена или ждет своего апрува от руководства.

Именно так вы можете внедрить КанБан в свою личную работу и жизнь, если вам такая система подходит. А как же реализовать систему в крупных компаниях?

Из выдуманного когда-то на Toyota метода карточки трансформировались в классическую систему управления производством КанБан. Помимо машин — еще и такой дар нашей современности!

КанБан — для больших компаний

В крупных компаниях реализовать КанБан не представляется слишком сложным делом — подготовьте на доске помимо столбцов еще и несколько строк, в зависимости от количества сотрудников, деятельность которых будет отображена на КанБан доске.

Напротив каждой фамилии в первый столбец поместите набор карточек КанБан, отразив на них все задачи каждого сотрудника. Таким образом вы не только визуализируйте всю работу вашей организации, но и добавите некоторое ощущение соревнования — достаточно сильную мотивацию для сотрудников.

Теперь цель каждого вашего коллеги сделать так, чтобы все его задачи из первого столбца попали в последний. А вы сможете всегда видеть, кто в команде отстает, а кто — опережает план.

Инструмент для внедрения метода в компании

Разумеется, столь крутая система не могла остаться без электронного воплощения. Более того, у нас есть уникальный инструмент, который не только позволит отследить все ваши рабочие и личные задачи, но и внедрить КанБан метод в вашу организацию. Имя этому инструменту — ЛидерТаск, а дополнительного приложения — “КанБан-доска”.

Что нужно сделать, чтобы уже сегодня увеличить производительность вашей компании и, соответственно, доход? Начните с внедрения сервиса ЛидерТаск. Он позволит раздавать и контролировать поручения, держать всех сотрудников в одном листе и всегда видеть, кто из них наиболее загружен.

Выше на картинке вы можете наблюдать классическую систему КанБан на примере предприятия — нашей компании.

Как только вы добавите всех своих сотрудников в ЛидерТаск, а затем раздадите поручения каждому из них, подключите инструмент “КанБан доска”, где вы сможете отобразить все текущие задачи и их статус.

Посмотрите небольшой ролик о том, как это сделать:

Как видите, все очень просто: добавляете и контролируете. Если коротко, то именно этими двумя словами можно описать весь концепт КанБан. Да и карточки не будут разводить грязь — их “выбросить” можно, просто нажав на Delete.

Источники:

http://dmitriikuchev.ru/blog/all/kanban/

Использование доски для планирования

http://www.leadertask.ru/sistema-kanban-doska-i-kartochki-prosto-i-effektivno

Ссылка на основную публикацию
Статьи на тему:

Adblock
detector