Как сделать доску задач на компьютере
дмтр кчв
В работе и в организации личных проектов использую канбан-доски. Канбан — это набор правил для применения Аджайла — методики гибкого управления процессами. То есть канбан-доски — инструмент для управления задачами и личной эффективностью.
Классический канбан — это, когда доска разбивается на столбцы, соответствующие этапам работы. Задачи пишут на стикерах. Затем и клеят на доску в тот столбец-этап, которому соответствует задача. В справочнике «Аджайл для новичков» так описывают кому подходит канбан:
Канбан не имеет ограничений в применении. Его используют для планирования свадеб или личных проектов. Небольшие подразделения в Майкрософт использует его для разработки новых программ и приложений. А компания «Тойота» — для управления всеми производствами корпорации.
В современности доски заменены приложениями. Но принцип то же: стобцы с этапами и задачи-карточки.
Личные проекты
Для личных проектов использую систему «3х3» — три дела на год, три дела на месяц, три на неделю. Одно поддерживает другое. Вместо того, чтобы перегружать себя задачами, определяю 3 результата, которых хочу достичь за определенный отрезок времени.
3 цели на год. Для каждой цели ставлю одну задачу на месяц. Итого 3 задачи каждый месяц. Для каждой месячной задачи ставлю подзадачу на неделю. Итого 3 задачи в каждую неделю. Т. е. каждую неделю есть одна задача, которая приближает к каждой из годовых целей
Результаты каждого уровня поддерживают друг друга, что позволяет рассмотреть «лес среди деревьев». Отличие «трех дел» от постепенного планирования на год в том, что небольшие задачи ставятся и корректируются в процессе. Три — искусственное ограничение. Когда всего три слота, выбираешь самое важное. Смысл управления временем не в том, что учишься делать все подряд, а в отделении важного от бессмысленного.
От того, что запланировал на год зависит то, как распланируешь квартал, месяц, неделю и день. От того, насколько честна обратная связь — сильнее осознанность и погружение. Обратная связь — рефлексия в конце каждой недели: что ок, что нет, на что обратить внимание. В таком режиме даже менять цели не страшно. Когда мы плотно погружены в реальность, разочарований быть не может.
Соблюдение «правила 3-х результатов» научило меня концентрироваться на цели, а не на средствах ее достижения, иными словами быть гибким в своем подходе, но постоянно помнить о приоритетах.
Жить без стресса и концентрироваться на целях
Рабочие процессы
Для рабочих задач разбил доску на 5 столбцов — задачи на неделю, на день, на завтра, выполненные и не срочные. Такое разделение помогает управлять потоком задач.
В понедельник утром на оперативке обговариваем задачи на неделю. Записываю все в столбец «Неделя». Самые срочные сразу же переношу в столбец «Сегодня». Беру не больше шести задач. Опытным путем определил, что больше шести делать в напряг. Если срочных задач больше шести, то последующие срочные переношу в столбец «Завтра».
Это важный момент. Если изначально определил задачи в «Завтра», значит на сегодня они не такие срочные. Теперь, если сегодня я сделал все задачи, то могу выбирать — или делать срочные из «Завтра» или брать прикольные из «Неделя». Возможность выбора позволяет получать кайф от работы.
Не страшно, если не успеваешь сделать какие-то задачи на день. Просто переносишь их на завтра. Главно пересогласовать с «клиентом», что срок сдвинулся. Жизнь — не марафон, где нужно накопить определенную сумму зачеркнутых чекбоксов.
Если посреди дня появляется неожиданная СРОЧНАЯ задача, то из принципа «Сделай это завтра» записываю ее в «Завтра». Принцип «сделать завтра» — отличный способ жить без стресса.
Задачи с прогрессом
Канбан-доски отлично подходят для задач, где есть конкретные этапы. Например, написание книги у меня разбито на этапы для глав: Черновик, Иллюстрации, Черновая верстка, Первичная редактура, Вторичная редактура, Корректура, Финальная верстка.
Карточки с главами книги двигаю по этапам. Прогресс стал наглядным. Некоторые главы почти закончены, а в других еще конь не валялся. Видно, какие главы тормозят сдачу книги, и где поднажать.
Paws for Trello — удобный клиент для Трелло для Макоси и Виндоус.
В Mac AppStore
В Microsoft Store
Использование доски для планирования
Не так давно в школах отзвенел первый звонок, а значит пора выходить из летней спячки. Пора ставить новые цели и достигать их. Для планирования я предлагаю вам использовать доску. В канцелярском магазине вы сможете найти два вида досок: магнитно-маркерные и пробковые. Возможно, вам еще предложат классическую меловую доску, но мне это вариант не кажется удобным. Прямо в магазине к пробковой доске стоит докупить цветные кнопки, а к магнитно-маркерной, помимо того, из-за чего так названа доска, еще и губку-стиратель.
Как известно, планирование бывает тактическим и стратегическим. Если речь идет об индивидуальных планах, то тактические сроки — это от недели до месяца, а стратегические — от месяца до года. В первом случае лучше брать магнитно-маркерную доску, а во втором — пробковую.
После того как доска куплена, ее необходимо повесить. Стоит это делать так, чтобы с рабочего места вы легко могли окинуть ее взглядом. Ориентацию доски для индивидуального планирования лучше выбрать книжную, а для командной работы или командного планирования – альбомную.
Не зависимо от того, какой материал доски вы выбрали, на ней стоит закрепить картинки, визуализирующие ваши ценности. Это могут быть: фотографии ваших близких, стрелка «вверх», символизирующая личностный рост, изображение уютного домика и так далее. Эта визуализация поможет избежать случая, когда ваши цели/задачи вам навязаны.
Рассмотрим использование каждого вида доски отдельно.
Пробковая доска
• Сроки планирования – долгосрочные, поэтому обязательно в верхней части закрепить картинки для визуализации целей. Пожалуйста, не путайте цели, пусть и долгосрочные, и ценности.
• В средней части стоит закрепить календари с событиями на этот месяц, расписание занятий и тому подобную планово-справочную информацию.
• В нижней части закрепляйте стикеры с задачами, исполнение которых займет несколько дней. На пробковой доске их удобно крепить кнопоками, а не только липким слоем, который вечно отваливается в самый неподходящий момент.
• Заведите себе несколько дротиков от дартса. Их классно использовать, когда отсутсвует желание выставлять приоритеты. Броском дротика можно определить, какой задачей сейчас заняться, или просто снять стресс.
Магнитно-маркерная доска
• Сроки планирования – краткосрочные, а значит в верхней части нужно указывать дату дедлайна или актуальный отрезок времени.
• Средняя и нижняя часть, как правило, представляют из себя разноцветный to-do list.
• Помимо списка дел, маркерами легко набросать какую-то схему, которую необходимо держать перед глазами. Например, взаимодействия участников проекта.
• Учитывая, что такая доска отлично подходит для мозгового штурма, то возможно стоит сделать её крепление не жестким, а легко снимаемым.
Перед тем как начать использовать доску вы, возможно, захотите потренироваться на виртуальной доске. Такую можно найти на этом сервисе.
Система управления КанБан. Доска, карточки… детский сад?
Доска и карточки — звучит просто, но представьте, что за этим кроется секрет управления огромным концерном Toyota. И что самое интересное, это чистая правда — именно при помощи упомянутых атрибутов протекает управление этим гигантом; а название — весьма “японское”: система управления КанБан.
О системе управления КанБан — так просто и эффективно
В чем состоит суть работы по системе КанБан? Постараемся сегодня в этом разобраться, а также внедрить метод в свою работу и жизнь. Итак, первое, что вам потребуется для реализации КанБан — это доска. Да, обычная магнитная или пробочная доска, на которой должны быть прочерчены несколько столбцов.
Вообще, в изначальной версии принципов системы КанБан столбцов предусмотрено всего 3:
Однако со временем система КанБан смогла получить специфичный апгрейд: каждая компания, внедряющая метод в свои бизнес-процессы, добавляет 1 или несколько столбцов, нужных для конкретного бизнеса. Так, например, компании, реализующие ПО, очень часто оставляют на доске столбец “Тест”, нужный для визуального отображения готовности разных функций.
Кроме упомянутой уже доски вам понадобятся стикеры — карточки КанБан. На каждой из них будет записана отдельная задача. Ее цель состоит в достижении последнего столбца “Готово”. Разумеется, реализовать это можно только в том случае, если задача действительно завершена или ждет своего апрува от руководства.
Именно так вы можете внедрить КанБан в свою личную работу и жизнь, если вам такая система подходит. А как же реализовать систему в крупных компаниях?
Из выдуманного когда-то на Toyota метода карточки трансформировались в классическую систему управления производством КанБан. Помимо машин — еще и такой дар нашей современности!
КанБан — для больших компаний
В крупных компаниях реализовать КанБан не представляется слишком сложным делом — подготовьте на доске помимо столбцов еще и несколько строк, в зависимости от количества сотрудников, деятельность которых будет отображена на КанБан доске.
Напротив каждой фамилии в первый столбец поместите набор карточек КанБан, отразив на них все задачи каждого сотрудника. Таким образом вы не только визуализируйте всю работу вашей организации, но и добавите некоторое ощущение соревнования — достаточно сильную мотивацию для сотрудников.
Теперь цель каждого вашего коллеги сделать так, чтобы все его задачи из первого столбца попали в последний. А вы сможете всегда видеть, кто в команде отстает, а кто — опережает план.
Инструмент для внедрения метода в компании
Разумеется, столь крутая система не могла остаться без электронного воплощения. Более того, у нас есть уникальный инструмент, который не только позволит отследить все ваши рабочие и личные задачи, но и внедрить КанБан метод в вашу организацию. Имя этому инструменту — ЛидерТаск, а дополнительного приложения — “КанБан-доска”.
Что нужно сделать, чтобы уже сегодня увеличить производительность вашей компании и, соответственно, доход? Начните с внедрения сервиса ЛидерТаск. Он позволит раздавать и контролировать поручения, держать всех сотрудников в одном листе и всегда видеть, кто из них наиболее загружен.
Выше на картинке вы можете наблюдать классическую систему КанБан на примере предприятия — нашей компании.
Как только вы добавите всех своих сотрудников в ЛидерТаск, а затем раздадите поручения каждому из них, подключите инструмент “КанБан доска”, где вы сможете отобразить все текущие задачи и их статус.
Посмотрите небольшой ролик о том, как это сделать:
Как видите, все очень просто: добавляете и контролируете. Если коротко, то именно этими двумя словами можно описать весь концепт КанБан. Да и карточки не будут разводить грязь — их “выбросить” можно, просто нажав на Delete.
Источники:
http://dmitriikuchev.ru/blog/all/kanban/
http://www.leadertask.ru/sistema-kanban-doska-i-kartochki-prosto-i-effektivno
Загрузка...
