Как сделать всплывающую подсказку в excel
Подсказки и проверки ввода данных в MS Excel
В MS Excel есть ряд очень полезных инструментов для удивительно простого создания по-настоящему сложных форм сбора информации. Однако, вот незадача — чаще всего камнем преткновения во взаимодействии с ними служат не возможности табличного редактора, а человеческая «косорукость». Пользователи стирают формулы из ячеек, вносят некорыстные данные, в общем, портят плоды наших трудов.
К счастью они делают это не со зла, и все что нужно нам — разработчикам, снабдить их подсказками и уже готовыми заранее ответами. Как это сделать, я расскажу в этой статье.
Вот и моя демонстрационная excel-таблица. Как её заполнять?
Подсказки в MS Excel
Первый способ вставки подсказки
Первым делом разберемся c подсказками. Взгляните на мою табличку. Вроде бы все просто, однако даже при такой простоте можно нагородить солидный огород. К примеру, поле «номер документ» — это №1, 1, или 22.03-1?
Самый проcтой способ вставить примечание в лист MS Excel
Самое простое, это щелкнуть по нужной ячейке правой кнопкой мыши и выбрать пункт «Вставить примечание«. В появившемся поле достаточно написать требуемый текст, и если пользователь поднесет курсор мыши к этой ячейке, текст немедленно появится во всплывающей подсказке.
Обратите внимание: ячейка с примечанием помечена особым значком — маленьким красным треугольником в правом верхнем углу. Сам же текст примечания может быть отформатирован как любой другой — вы можете сделать его жирным или курсивным, чтобы подчеркнуть особо важные моменты своего послания.
Удалить примечания можно только из контекстного меню правой кнопки мыши
Обратите внимание: нажатие кнопки «Delete» в ячейке не удалит примечание. Избавиться от него (или изменить его текст) можно повторно щелкнув в ячейке правой кнопкой мыши и выбрав пункт «Удалить примечание» или «Изменить примечание».
Второй способ вставки подсказки
Ещё один способ ввести подсказку интересен нам только с точки зрения того, о чем пойдет разговор дальше (фильтрации ввода), тем не менее знать о нем полезно.
Примечания в Excel с помощью проверки данных
Поставьте курсор мыши в выбранную ячейку, на панели «Данные» в группе «Работа с данным» откройте инструмент «Проверка данных«, и заполните поля «заголовок» и «текст сообщения» на вкладке «Сообщение для ввода«. Нажмите «Ок».
Теперь, при щелчке на ячейке с подсказкой (обратите внимание — отмеченная таким способом ячейка не помечается красным треугольником, и выглядит так же как любая другая) также будет выведен его текст в желтом прямоугольнике. Удалить и изменить примечание введенное через «Проверку данных» с помощью правой кнопки мыши, нельзя.
Проверка по числу введенных символов
Подсказки — это хорошо, но что делать с самыми «прогрессивными» пользователями, которые подсказок не читают? Остается одно — бить по рукам… то есть использовать фильтрацию ввода, я хотел сказать.
Снова открываем инструмент «Проверка данных«, переходим на вкладку «Параметры» и смотрим на наши возможности по ограничению возможностей пользователя.
Проверка по числу введенных символов в MS Excel
Первое, что может оказаться полезным, это проверка по длине введенного текста. Выбираем пункт «Длина текста» и указываем любой диапазон ограничений. К примеру, я хочу чтобы текст в поле «Сообщение» был как можно более кратким, но в то же время ячейка не могла оставаться пустой. Значения от 3-х до 25 введенных символов, этого вполне хватит, чтоб вписать что-то вроде «Напоминание об оплате» (21 символ), а при попытке ввести более длинный текст, MS Excel выдаст окно-предупреждение и не даст завершить ввод.
Слишком длинный текст! Excel стоит на страже и не пропустит такой очевидной ошибки
Проверка по числу
Ещё один хороший способ фильтрации который пригодится без сомнения: фильтрация по числу. Установите фильтр подобный указанному на рисунке и навсегда избавьтесь от проблем с тем, что в поле цена появляются буквы, пробелы и лишние символы.
Проверка по числу в Excel
Фильтрация на ввод чисел работает ничуть не хуже
Выбор из имеющегося списка значений
Самая мощная и интересная проверка ввода в MS Excel — выборка из выпадающего списка. Она подойдет не для всех типов ячеек, но там где нужна точность, а диапазон значений не слишком велик, выборка по списку это то что надо.
А теперь, сделаем проверку по выпадающему списку в MS Excel. Данные введем вручную, через точку с запятой.
Выбираем в «Проверке данных» вкладку «Параметры«, и указываем «Тип данных» → «Список». Ввести «предустановленные» значения можно двумя способами:
- Выбрать диапазон данных с помощью кнопки «Диапазон данных».
- Вписать значения выпадающего списка вручную, через точку с запятой.
…или выберем из диапазона
Второй способ более интересен, так как данные «спрятаны» от пользователя, зато набить их больше десятка подряд — проблематично. Первый способ позволяет без проблем задать намного больший список для выбора данных, однако прежде придется этот список разместить где-то в документе (каждое значение на отдельной строке), например на отдельном «служебном» листе в той же книге MS Excel.
Выбор из списка на листе MS Excel. Других данных ввести не удастся.
Вот и готово — теперь заполнить ячейку можно лишь теми значениями, что мы указали в списке. При попытке ввести данные вручную, MS Excel выдаст нам уже знакомую ошибку.
Кстати, можно изменить и её текст — для этого перейдите на вкладку «Сообщение для вывода» в «Проверке данных», как мы уже делали при «втором способе» вставке подсказок, измените текст на требуемый.
Создание всплывающих подсказок в Exсel
Прочее. Программное обеспечение
Наткнулся в интернете на файл тов. Яркина по расчету оснований и фундаментов и обнаружил очень полезную вещь-при наведении на ячейку появляется всплывающая подсказка.
Подскажите как это сделать??
PS: Файлик прилагается
Сообщение от Sleekka:
Это называется аннотации – сделать просто уже не помню как единственное что могу сказать что они сворачиваются в ноль, когда строки вставляешь, так что не очень советую их использовать.
Спасибо. Строки вставлять необходимости нет, так как делаю что-то наподобие этого калькулятора для внутреннего пользовании на работе.
Как их сделать пока не нашел,у меня 2007 Exel
Сообщение от уDAV:
Выбрать ячейку. Нажать правую кнопку мыши. В контекстном меню выбрать- Вставить примечание
Не понял? Дак чего надо то? TIK, поясни?
P.S. Исправь опечатку в названии, пишется не Exel а Excel, если кто то будет искать ответ на подобный вопрос, то он не сможет найти этой темы из-за ошибки.
Да к моему сожалению именно так
🙂 Мы занимаемся малоэтажным строительством, от проектировщиков требуют считать кол-во саморезов,шурупов,гвоздей и монтажной пены. Вроде бы все просто,но многие проектировщики не могут выполнить правильно даже этого, поэтому я и занимаюсь вот таким вот калькулятором🙂
Сообщение от TIK:
Да к моему сожалению именно так🙂 Мы занимаемся малоэтажным строительством, от проектировщиков требуют считать кол-во саморезов,шурупов,гвоздей и монтажной пены. Вроде бы все просто,но многие проектировщики не могут выполнить правильно даже этого, поэтому я и занимаюсь вот таким вот калькулятором🙂
От халатности и раздолбайства калькулятор вас не спасёт. Поможет только назначение финансовой ответственности. Накосячил – оплачивай свой ошибки из собственного кармана, хотя и это не во всех случаях действует.
Сообщение от Pavel Samofalov:
От халатности и раздолбайства калькулятор вас не спасёт. Поможет только назначение финансовой ответственности. Накосячил – оплачивай свой ошибки из собственного кармана, хотя и это не во всех случаях действует.
Понимаете дело даже не в халатности, вот сидит серьезный человек и не может понять как рассчитать кол-во баллонов монтажной пены обьемом 0,75л с заданным расходом в 150м.п. прямолинейного участка запенивания. Обьяснять начинаешь,понимает вроде,а как доходит дело до проекта так опять неправильно. И ничего сделать с этим не можем
Проверка данных Excel
Во время работы с большими объемами информации, особенно когда ее обработка осуществляется формулами или макросами, важно, чтобы данные не имели ошибок, которые способны повлиять на итог. Сложности в получении корректных исходников появляются, когда они поступают из неструктурированных источников (плохо спроектированные базы данных, ручное заполнение таблиц и форм незаинтересованными в результате людьми). Особенно трудно добиться правильного оформления по определенной маске (шаблону). Например, дату в виде строки можно записать несколькими способами:
- 01.01.2001;
- 01/01/2001;
- 1 января 2001 года и т.д.
В статье описывается функционал, позволяющий упростить процесс сбора и проверки данных в Excel.
Где находится?
Для настройки параметров проверки вводимых значений необходимо на вкладке «Данные» в области «Работа с данными» кликнуть по иконке «Проверка данных» либо выбрать аналогичный пункт из раскрывающегося меню:
На экране появиться окно с настройками по умолчанию, где в качестве типа данных может быть использовано любое значение:
Настройка условия проверки
Изначально требуется выбрать тип проверяемых данных, что будет являться первым условием. Всего предоставлено 8 вариантов:
- Целое число;
- Действительное число;
- Список;
- Дата;
- Время;
- Длина текста;
- Другой.
В соответствии с выбранным пунктом, появляется возможность выбора дополнительных условий. Для чисел, дат, времени и длины текста возможно указать ограничения: меньше, больше, диапазон и т.п. К списку обязательно привязывается источник, а пункт «другой» предлагает ввести формулу, возвращающую логическое значение.
Самым необычным видом является выпадающий список.
Он позволяет выбирать значения, указанные в качестве источника и ограничивать допустимые значения им же. Также возможно создавать динамические выпадающие списки.
Всплывающая подсказка ячейки Excel
Функционал проверки данных в Excel позволяет настраивать всплывающие подсказки для ячеек листа. Для этого следует перейти на вторую вкладку окна проверки вводимых значений – «Сообщение для ввода».
На изображении показан пример возможного сообщения для ячейки, в которую вносятся целые числа от 1 до 31 (настройки вкладки «Параметры»). Заголовок и сообщения указываются по Вашему усмотрению, каких-либо правил к их оформлению нет. Не забудьте установить галочку на поле «Отображать подсказку, если ячейка является текущей», иначе сообщение будет деактивировано.
Пример всплывающей подсказки в Excel:
Вывод сообщения об ошибке
Последняя вкладка окна проверки данных позволяет настроить поведение и вывод сообщений при обнаружении ошибочного значения.
Существует три варианта сообщений, отличающихся по поведению:
Останов является сообщением об ошибке и позволяет произвести только 2 действия: отменить ввод и повторить ввод. В случае отмены новое значение будет изменено на предыдущее. Повтор ввода дает возможность скорректировать новое значение.
Предупреждение более лояльно в сравнении с остановом, так как позволяет оставлять значение, не соответствующее условиям проверки, после подтверждения ввода пользователем.
Сообщение выводить ошибку в виде простой информации и дает возможность отменить последнее действие.
Заголовок и сообщение заполняются по Вашему желанию.
Пример вывода одной и той же ошибки, но под разными видами:
Источники:
http://forum.dwg.ru/showthread.php?t=31331
http://office-menu.ru/uroki-excel/14-professionalnoe-ispolzovanie-excel/70-proverka-dannykh-excel
Загрузка...
