Как сделать выборку в excel по условию

Выборка данных в Excel (как сделать из таблицы массива по условию)

Первый способ: Применение расширенного автофильтра

На листе Excel необходимо выделить область, среди данных, которых и нужно осуществить выборку. Во вкладке «Главная» нажимаете «Сортировка и фильтр» (находится в блоке настроек «Редактирование»). Далее нажимаете на фильтр.

Можно сделать иначе, после выделения области переходите во вкладку «Данные» и нажимаете на «Фильтр», размещенной в группе «Сортировка и фильтр».

Когда эти действия выполнены, в шапке таблицы должны появиться пиктограммы для запуска фильтрования. Они будут отображены острием вниз небольшими треугольниками в правом крае ячеек. Нажимаете на этот значок в начале того столбца, по которому и собираетесь сделать выборку. Запуститься меню, в нем переходите в «Текстовые фильтры» и выбираете «Настраиваемый фильтр…».

Теперь должно активироваться окно пользовательской фильтрации. В нем задаете ограничение, по которому и будет осуществляться отбор. Можно выбрать одно из пяти предложенных видов условий: равно, не равно, больше, больше или равно, меньше.

После фильтрации остаются только те строчки, в которых сумма выручки превышает значение 10000 (как пример).

В этом же столбце есть возможность добавить и второе условие. Нужно снова вернуться в окно пользовательской фильтрации, а в его нижней части установить другую границу отбора. Переключатель выставляете в позицию «Меньше», а в поле справа вписываете «15000».

В таблице останутся только те строки, в которых сумма выручки не меньше 10000, но и не больше 15000.

В других столбцах выборка настраивается по аналогии. В нужном столбце нажимаете по значку фильтрации, а дальше последовательно кликаете по пунктам списка «Фильтр по дате» и «Настраиваемый фильтр».

Должно запуститься окно пользовательского автофильтра. Выполните, к примеру, отбор результатов в таблице с 4 по 6 мая 2016 года включительно. Нажимаете «После или равно», а в поле справа выставляете значение «04.05.2016». В нижнем блоке переключатель ставите в позицию «До или равно», а в правом поле вносите «06.05.2016». Переключатель совместимости условий оставляете в положении по умолчанию, то есть «И». Для применения фильтрации кликаете на ОК.

Список теперь должен сократиться еще больше, потому что останутся только строки, в которых сумма выручки варьируется от 10000 до 15000 и это за период с 04.05 по 06.05.2016 включительно.

В одном из столбцов при желании можно сбросить фильтрацию. К примеру, можно сделать это для значений выручки. Нажимаете на значок автофильтра в соответствующем столбце. Выбираете «Удалить фильтр».

Выборка по сумме выручки отключится и останется только отбор по датам (с 04.05.2016 по 06.05.2016).

В таблице есть и еще одна колонка под названием «Наименование». В ней расположенные данные в текстовом формате. По этим значениям тоже можно сформировать выборку. В наименовании столбца нажмите на значок фильтра. Переходите на «Текстовые фильтры», а затем «Настраиваемый фильтр…».

Снова откроется окно пользовательского фильтра, в котором можно сделать выборку, к примеру, по наименованиям «Мясо» и «Картофель». В первом блоке нужно установить переключатель в позиции «Равно» а в поле справа от него внести «Картофель». Переключатель нижнего блока поставить в позицию «Равно», а в поле напротив – «Мясо». Теперь следует установить переключатель совместимости условий в позиции «ИЛИ». Нажимаете ОК.

В новой выборке выставлены ограничения по дате (с 04.05.2016 по 06.05.2016) и по наименованию (Мясо и Картофель). Ограничений нет только по сумме выручки.

Можно фильтр удалить полностью и делается это теми же способами, которые применялись для его выставления. Для того чтобы сбросить фильтрацию во вкладке «Данные» нажмите на «Фильтр» в группе «Сортировка и фильтр».

Во втором варианте можно перейти во вкладку «Главная» и нажать там на «Сортировка и фильтр» в «Редактирование». Далее кликаете на «Фильтр».

Если использовать любой из указанных методов, то таблица удалится, а результаты выборки очистятся. То есть таблица будет отображать все ранее внесенные в нее данные.

Второй способ: Применение формулы массива

На том же листе Excel создаете пустую таблицу с теми же наименованиями столбцов в шапке, которые имеются у исходника.

Все пустые ячейки необходимо выделить в первой колонке новой таблицы. В строку формул устанавливаете курсор, чтобы занести формулу – =ИНДЕКС(A2:A29;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(15000

Как сделать выборку в Excel из списка с условным форматированием

Если Вы работаете с большой таблицей и вам необходимо выполнить поиск уникальных значений в Excel, соответствующие определенному запросу, то нужно использовать фильтр. Но иногда нам нужно выделить все строки, которые содержат определенные значения по отношению к другим строкам. В этом случаи следует использовать условное форматирование, которое ссылается на значения ячеек с запросом. Чтобы получить максимально эффективный результат, будем использовать выпадающий список, в качестве запроса. Это очень удобно если нужно часто менять однотипные запросы для экспонирования разных строк таблицы. Ниже детально рассмотрим: как сделать выборку повторяющихся ячеек из выпадающего списка.

Выбор уникальных и повторяющихся значений в Excel

Для примера возьмем историю взаиморасчетов с контрагентами, как показано на рисунке:

В данной таблице нам нужно выделить цветом все транзакции по конкретному клиенту. Для переключения между клиентами будем использовать выпадающий список. Поэтому в первую очередь следует подготовить содержание для выпадающего списка. Нам нужны все Фамилии клиентов из столбца A, без повторений.

Перед тем как выбрать уникальные значения в Excel, подготовим данные для выпадающего списка:

1. Выделите первый столбец таблицы A1:A19.
2. Выберите инструмент: «ДАННЫЕ»-«Сортировка и фильтр»-«Дополнительно».
3. В появившемся окне «Расширенный фильтр» включите «скопировать результат в другое место», а в поле «Поместить результат в диапазон:» укажите $F$1.
4. Отметьте галочкой пункт «Только уникальные записи» и нажмите ОК.

В результате мы получили список данных с уникальными значениями (фамилии без повторений).

Теперь нам необходимо немного модифицировать нашу исходную таблицу. Выделите первые 2 строки и выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Ячейки»-«Вставить» или нажмите комбинацию горячих клавиш CTRL+SHIFT+=.

У нас добавилось 2 пустые строки. Теперь в ячейку A1 введите значение «Клиент:».

Пришло время для создания выпадающего списка, из которого мы будем выбирать фамилии клиентов в качестве запроса.

Перед тем как выбрать уникальные значения из списка сделайте следующее:

1. Перейдите в ячейку B1 и выберите инструмент «ДАННЫЕ»-«Работа с данными»-«Проверка данных».
2. На вкладке «Параметры» в разделе «Условие проверки» из выпадающего списка «Тип данных:» выберите значение «Список».
3. В поле ввода «Источник:» введите =$F$4:$F$8 и нажмите ОК.

В результате в ячейке B1 мы создали выпадающих список фамилий клиентов.

Примечание. Если данные для выпадающего списка находятся на другом листе, то лучше для такого диапазона присвоить имя и указать его в поле «Источник:». В данном случае это не обязательно, так как у нас все данные находятся на одном рабочем листе.

Выборка ячеек из таблицы по условию в Excel:

1. Выделите табличную часть исходной таблицы взаиморасчетов A4:D21 и выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Стили»-«Условное форматирование»-«Создать правило»-«Использовать формулу для определения форматируемых ячеек».
2. Чтобы выбрать уникальные значения из столбца, в поле ввода введите формулу: =$A4=$B$1 и нажмите на кнопку «Формат», чтобы выделить одинаковые ячейки цветом. Например, зеленым. И нажмите ОК на всех открытых окнах.

Как работает выборка уникальных значений Excel? При выборе любого значения (фамилии) из выпадающего списка B1, в таблице подсвечиваются цветом все строки, которые содержат это значение (фамилию). Чтобы в этом убедится в выпадающем списке B1 выберите другую фамилию. После чего автоматически будут выделены цветом уже другие строки. Такую таблицу теперь легко читать и анализировать.

Принцип действия автоматической подсветки строк по критерию запроса очень прост. Каждое значение в столбце A сравнивается со значением в ячейке B1. Это позволяет найти уникальные значения в таблице Excel. Если данные совпадают, тогда формула возвращает значение ИСТИНА и для целой строки автоматически присваивается новый формат. Чтобы формат присваивался для целой строки, а не только ячейке в столбце A, мы используем смешанную ссылку в формуле =$A4.

Запрос на выборку данных (формулы) в MS EXCEL

Суть запроса на выборку – выбрать из исходной таблицы строки, удовлетворяющие определенным критериям (подобно применению стандартного Фильтра). Произведем отбор значений из исходной таблицы с помощью формул массива. В отличие от применения Фильтра (CTRL+SHIFT+L или Данные/ Сортировка и фильтр/ Фильтр ) отобранные строки будут помещены в отдельную таблицу.

В этой статье рассмотрим наиболее часто встречающиеся запросы, например: отбор строк таблицы, у которых значение из числового столбца попадает в заданный диапазон (интервал); отбор строк, у которых дата принаждежит определенному периоду; задачи с 2-мя текстовыми критериями и другие. Начнем с простых запросов.

1. Один числовой критерий (Выбрать те Товары, у которых цена выше минимальной)

Пусть имеется Исходная таблица с перечнем Товаров и Ценами (см. файл примера, лист Один критерий – число ).

Необходимо отобразить в отдельной таблице только те записи (строки) из Исходной таблицы, у которых цена выше 25.

Решить эту и последующие задачи можно легко с помощью стандартного фильтра. Для этого выделите заголовки Исходной таблицы и нажмите CTRL+SHIFT+L. Через выпадающий список у заголовка Цены выберите Числовые фильтры. , затем задайте необходимые условия фильтрации и нажмите ОК.

Будут отображены записи удовлетворяющие условиям отбора.

Другим подходом является использование формул массива. В отличие от фильтра отобранные строки будут помещены в отдельную таблицу – своеобразный Отчет, который, например, можно отформатировать в стиль отличный от Исходной таблицы или производить другие ее модификации.

Критерий (минимальную цену) разместим в ячейке Е6, таблицу для отфильтрованных данных – в диапазоне D10:E19.

Теперь выделим диапазон D11:D19 (столбец Товар) и в Строке формул введем формулу массива:

Вместо ENTER нажмите сочетание клавиш CTRL+SHIFT+ENTER.

Те же манипуляции произведем с диапазоном E11:E19 куда и введем аналогичную формулу массива:

В результате получим новую таблицу, которая будет содержать только товары, у которых цены попадают в интервал, указанный в ячейках Е5 и Е6.

Чтобы показать динамизм полученного Отчета (Запроса на выборку) введем в Е6 значение 65. В новую таблицу будет добавлена еще одна запись из Исходной таблицы, удовлетворяющая новому критерию.

Если в Исходную таблицу добавить новый товар с Ценой в диапазоне от 25 до 65, то в новую таблицу будет добавлена новая запись.

В файле примера также содержатся формулы массива с обработкой ошибок, когда в столбце Цена содержится значение ошибки, например #ДЕЛ/0! (см. лист Обработка ошибок).

Следующие задачи решаются аналогичным образом, поэтому не будем их рассматривать так детально.

3. Один критерий Дата (Выбрать те Товары, у которых Дата поставки совпадает заданной)

Пусть имеется Исходная таблица с перечнем Товаров и Датами поставки (см. файл примера, лист Один критерий – Дата).

Для отбора строк используются формулы массива, аналогичные Задаче1 (вместо критерия =$B$12:$B$20)*(СТРОКА($B$12:$B$20)-СТРОКА($B$11));
$J$12-СТРОКА(A12)+СТРОКА($B$11)+1))

Примечание: После ввода формулы вместо клавиши ENTER (ВВОД) нужно нажать сочетание клавиш CTRL+SHIFT+ENTER. Это сочетание клавиш используется для ввода формул массива.

Скопируйте формулу массива вниз на нужное количество ячеек. Формула вернет только те значения Товаров, которые были поставлены в диапазоне указанных дат. В остальных ячейках будут содержаться ошибки #ЧИСЛО! Ошибки в файле примера (Лист 4.Диапазон Дат) скрыты с помощью Условного форматирования.

Аналогичную формулу нужно ввести и для дат в столбец E.

В ячейке J12 вычислено количество строк исходной таблицы, удовлетворяющих критериям:

Для ввода первой формулы выделите диапазон ячеек G12:G20. После ввода формулы вместо клавиши ENTER (ВВОД) нужно нажать сочетание клавиш CTRL+SHIFT+ENTER.

Решение3: Если столбец Дат СОРТИРОВАН, то можно не использовать формулы массива.

Сначала необходимо вычислить первую и последнюю позиции строк, которые удовлетворяют критериям. Затем вывести строки с помощью функции СМЕЩ().

Этот пример еще раз наглядно демонстрирует насколько предварительная сортировка данных облегчает написание формул.

5. Один критерий Дата (Выбрать те Товары, у которых Дата поставки не раньше/ не позже заданной)

Пусть имеется Исходная таблица с перечнем Товаров и Датами поставки (см. файл примера, лист Один критерий – Дата (не позже) ).

Для отбора строк, дата которых не раньше (включая саму дату), используется формула массива:

= ИНДЕКС(A12:A20;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ($E$7 C15;И($B$7>=B15;$B$7 =$B$13:$B$21)*($B$13:$B$21>0);СТРОКА($B$13:$B$21);””);СТРОКА($B$13:$B$21)-СТРОКА($B$12))
-СТРОКА($B$12))

Условие $E$7=$A$13:$A$21 гарантирует, что будут отобраны товары только определенного типа. Условие $E$8>=$B$13:$B$21 гарантирует, что будут отобраны даты не позже заданной (включая). Условие $B$13:$B$21>0 необходимо, если в диапазоне дат имеются пустые ячейки. Знак * (умножение) используется для задания Условия И (все 3 критерия должны выполняться для строки одновременно).

7. Один Текстовый критерий (Выбрать Товары определенного вида)

Пусть имеется Исходная таблица с перечнем Товаров и Ценами (см. файл примера, лист Один критерий – Текст).

Задача решается аналогично Задачам 1 и 3. Более подробное решение см. в статье Поиск ТЕКСТовых значений в MS EXCEL с выводом их в отдельный список. Часть1. Обычный поиск.

8. Два Текстовых критерия (Выбрать Товары определенного вида, поставленные в заданный месяц)

Пусть имеется Исходная таблица с перечнем Товаров и Ценами (см. файл примера, лист 2 критерия – текст (И) ).

Для отбора строк используется формула массива:

Выражение ($F$6=$A$11:$A$19)*($F$7=$B$11:$B$19) задает оба условия (Товар и Месяц).

Выражение СТРОКА(ДВССЫЛ(“A1:A”&ЧСТРОК($A$11:$A$19))) формирует массив последовательных чисел <1:2:3:4:5:6:7:8:9>, т.е. номера строк в таблице.

9. Два Текстовых критерия (Выбрать Товары определенных видов)

Пусть имеется Исходная таблица с перечнем Товаров и Ценами (см. файл примера, лист 2 критерия – текст (ИЛИ)).

В отличие от Задачи 7 отберем строки с товарами 2-х видов (Условие ИЛИ).

Для отбора строк используется формула массива:

= ИНДЕКС(A$11:A$19;
НАИБОЛЬШИЙ((($E$6=$A$11:$A$19)+($E$7=$A$11:$A$19))*(СТРОКА($A$11:$A$19)-СТРОКА($A$10)); СЧЁТЕСЛИ($A$11:$A$19;$E$6)+СЧЁТЕСЛИ($A$11:$A$19;$E$7)-ЧСТРОК($A$11:A11)+1))

Условие ($E$6=$A$11:$A$19)+($E$7=$A$11:$A$19) гарантирует, что будут отобраны товары только заданных видов из желтых ячеек (Товар2 и Товар3). Знак + (сложение) используется для задания Условие ИЛИ (должен быть выполнен хотя бы 1 критерий).

Вышеуказанное выражение вернет массив <0:0:0:0:1:1:1:0:0>. Умножив его на выражение СТРОКА($A$11:$A$19)-СТРОКА($A$10) , т.е. на массив последовательных чисел <1:2:3:4:5:6:7:8:9>, получим массив позиций (номеров строк таблицы), удовлетворяющих критериям. В нашем случае это будет массив <0:0:0:0:5:6:7:0:0>.

С помощью функции НАИБОЛЬШИЙ() выведем 3 значения из позиции 5 (строка 15 листа), 6 (16) и 7 (17), т.е. значения Товар2, Товар2 и Товар3. Для этого используем выражение СЧЁТЕСЛИ($A$11:$A$19;$E$6)+СЧЁТЕСЛИ($A$11:$A$19;$E$7)-ЧСТРОК($A$11:A11)+1 , которое последовательно (начиная со строки 11) будет возвращать числа 3; 2; 1; 0; -1; -2; . Формула НАИБОЛЬШИЙ(. ;3) вернет число 5, НАИБОЛЬШИЙ(. ;2) вернет число 6, НАИБОЛЬШИЙ(. ;1) вернет число 7, а НАИБОЛЬШИЙ(. ;0) и далее вернет ошибку, которую мы скроем условным форматированием.

И наконец, с помощью функции ИНДЕКС() последовательно выведем наши значения из соответствующих позиций: = ИНДЕКС(A$11:A$19;5) вернет Товар2, = ИНДЕКС(A$11:A$19;6) вернет Товар2, = ИНДЕКС(A$11:A$19;7) вернет Товар3.

10. Отбор значений с учетом повторов

В разделе Отбор на основании повторяемости собраны статьи о запросах с группировкой данных. Из повторяющихся данных сначала отбираются уникальные значения, а соответствующие им значения в других столбцах – группируются (складываются, усредняются и пр.).

Наиболее популярные статьи из этого раздела:

В качестве примера приведем решения следующей задачи: Выбрать Товары, цена которых лежит в определенном диапазоне и повторяется заданное количество раз или более.

В качестве исходной возьмем таблицу партий товаров.

Предположим, что нас интересует сколько и каких партий товаров поставлялось по цене от 1000р. до 2000р. (критерий 1). Причем, партий с одинаковой ценой должно быть минимум 3 (критерий 2).

Решением является формула массива:

Эта формула возвращает номера строк, которые удовлетворяют обоим критериям.

Формула =СУММПРОИЗВ(($C$14:$C$27>=$B$7)*($C$14:$C$27 =$B$10)) подсчитывает количество строк, которые удовлетворяют критериям.

В файле примера на листе “10.Критерий – колич-во повторов” настроено Условное форматирование, которое позволяет визуально определить строки удовлетворяющие критериям, а также скрыть ячейки, в которых формула массива возвращает ошибку #ЧИСЛО!

11. Используем значение критерия (Любой) или (Все)

В фильтре Сводных таблиц MS EXCEL используется значение (Все), чтобы вывести все значения столбца. Другими словами, в выпадающем списке значений критерия содержится особое значение, которое отменяет сам критерий (см. статью Отчеты в MS EXCEL, Отчет №3).

В файле примера на листе “11. Критерий Любой или (Все)” реализован данный вариант критерия.

Формула в этом случае должна содержать функцию ЕСЛИ() . Если выбрано значение (Все), то используется формула для вывода значений без учета данного критерия. Если выбрано любое другое значение, то критерий работает обычным образом.

Остальная часть формулы аналогична рассмотренным выше.

Источники:

http://user-life.com/programs/excel/1295-vyborka-dannyh-v-excel-kak-sdelat-iz-tablicy-massiva-po-usloviyu.html

http://exceltable.com/formatirovanie/kak-sdelat-vyborku-v-excel

http://excel2.ru/articles/zapros-na-vyborku-dannyh-formuly-v-ms-excel