Закончилась трудовая книжка как сделать запись

Содержание

Закончилась трудовая книжка – порядок действий

Завершение страниц в одном из разделов трудовой книжки может застигнуть врасплох неопытного сотрудника отдела кадров. Окончание листов в трудовой – вовсе не такая редкость! Что делать, если закончилась трудовая книжка? На этот случай предусмотрен вкладыш – нужно завести его, оформить, подшить и пронумеровать, а вовсе не начинать новую, как кто-то мог подумать.

Окончание трудовой книжки

Записи в трудовую книжку вносятся без каких бы то ни было сокращений для лучшей читабельности – это обязательное условие. В результате место в одном из разделов может довольно быстро закончиться, после чего неопытные сотрудники отдела кадров не знают, что же с этим делать и как вносить следующую запись.

Нужно ли приобретать новую

Да, иногда этот вопрос звучит именно так. Но на деле такой необходимости нет – иначе у некоторых работников, особенно часто пополняющих свою книжку новыми записями, их было бы по три-четыре, а это крайне неудобно. Вместо этого, приобретается вкладыш – обычно организация покупает их, как и сами трудовые, сразу партиями. Именно в него будет заноситься та информация, что не поместилась в документ. Более того: приобретать вторую книжку и заводить её запрещено, законодательством предписывается применить именно вкладыш, и таким образом продолжить использовать оригинальную трудовую. Нельзя, разумеется, и подшивать чистые листы непосредственно в основной документ.

Оформление вкладыша

Как правило, его заводят из-за того, что в книжке оказался полностью заполнен раздел «Сведения о работе», или же более приятный – «Сведения о награждении». Отметим: если одного не хватило, свободно можно завести второй и так далее – их количество не ограничено законодательством. Чтобы получить вкладыш, нужен запрос сотрудника отдела кадров, на основании которого составляется приказ руководителя – после чего он выдаётся работнику.

Это происходит за плату, соответствующую понесённым на его приобретение расходам. Расчёт может производиться либо при помощи выплаты наличных в кассу предприятия, либо перечислением на счёт компании, или же делает вычет из заработной платы. Иногда в действующих на предприятии нормативных актах оговаривается, что трудовые и вкладыши выдаются бесплатно. Компания обязана выдать документ бесплатно взамен испорченного, если порча произошла по её вине.

Внесение записей

Оформляется он точно так же, как и сама трудовая, но всё же остановимся на некоторых важных деталях.

Заполнять вкладыш должны у того работодателя, при работе у которого один из разделов трудовой оказался заполнен.

На его титульном листе нужно поставить ту дату, в которую он начал заполняться – дело в том, что иногда вместо этого ставят дату, когда была заведена трудовая, но это ошибка.

Вносящиеся в него данные должны быть актуальными, а не копировать имеющиеся в трудовой – так, за прошедшее время сотрудник мог сменить ФИО или приобрести новое образование.

Сделав записи на титульный лист, ответственный за ведение трудовой работник должен поставить подпись, а также печать компании, чтобы заверить его. Сам сотрудник тоже должен поставить свою подпись. После этого документ будет готов, и в него можно свободно вносить все необходимые записи. Но останется ещё одна важная делать – его следует вшить.

Вшивание

На первом листе рабочей книжки должен быть проставлен штамп о выдаче вкладыша, на котором указаны его реквизиты. Расположить штамп необходимо так, чтобы он не перекрыл другие надписи (обычно вверху листа). Вместо этого, иногда он может ставиться на внутренней стороне листа – это также допустимо. Если штампа у организации нет, допускается сделать надпись о выдаче от руки, однако, штампом всё же нужно обзавестись – законодательство предписывает, что он должен быть.

Отдельно от книжки вкладыш не будет действителен, а потому подшить его строго обязательно. При этом нет жёсткой регламентации того, как его следует вшить: например, нет обязательных указаний о месте, в которое его следует помещать, то есть действительными будут любые книжки и вкладыши – как помещённые в начало документа, так и в конец или же в середину.

Читать еще:  Сделано в америке скачать на телефон

Чаще всего его помещают в конец документа, перед самой задней обложкой. Важно, чтобы он был вшит, а не помещён иным образом – не допускается вклеивание, прикрепление степлером и тому подобное. Важно, чтобы он был скреплен надёжно, и не мог быть изъят, а затем возвращён на место без видимых изменений. Обычно его пришивают при помощи суровой нитки.

Нумерация

Она должна продолжать прежнюю – по каждому разделу отдельно. К примеру, если раздел заканчивался записью под номером 95, то во вкладыше нужно начать с номера 96 – тут всё просто.

Если данные о сотруднике изменяются, то эти изменения вносятся как в основной документ, так и во вкладыш. Если данные были внесены неверные либо неточные, то запись следует исправить. При этом недопустимо зачёркивание, взятие в скобки, замазывание при помощи корректора. Вместо этого, следует сделать запись о том, что предыдущая запись является неверной, и после неё внести правильную.

Неправильно заполненный вкладыш

При приёме нового сотрудника на работу обязательно следует провести тщательную проверку его документов – в том числе трудовой книжки и вкладыша в неё, если он имеется. Со стороны начинающих сотрудников отдела кадров иногда бытует довольно лёгкое отношение к этим проверкам, и если основной документ ещё просматривают, то вкладыш могут и вовсе не удостоить вниманием, поскольку его считают откровенно второстепенным, а отведённое на проверку документов время имеет свойство истекать.

Однако на деле, если вы сотрудник отдела кадров, следует проверить его со всей тщательностью: в частности, нередко можно найти расхождение в данных в самой книжке и во вкладыше из-за халатного заполнения на предыдущем месте работы – и если вовремя не выявить это, то затем отвечать придётся уже представителям отдела кадров именно на новом месте!

Важно проверить печати. Если есть хоть какие-то нестыковки, то не нужно принимать документ – до принятия он не стал вашей заботой, и можно отправить работника в компанию, откуда произошло его увольнение, чтобы там внесли все соответствующие исправления либо же начать новую трудовую.

Другие ситуации

Рассмотрим распространённые ситуации, возникающие со вкладышами:

  • Запись занесена не в тот раздел – тогда она нумеруется, затем вносится запись о её недействительности, указывается ФИО и должность написавшего это, ставится подпись. После этого она заново заносится уже раздел, где её настоящее место.
  • Смена фамилии работником – запись об этом факте должна быть внесена как в саму трудовую, так и во вкладыш. Потребуются такие документы, как свидетельство о рождении, паспорт, свидетельство о браке, если фамилия была изменена именно из-за замужества. Прежняя фамилия перечёркивается, а новая заверяется печатью компании.
  • Были внесены исправления непосредственно в текст – как уже упоминалось, делать это нельзя и, если такое всё же случилось, составляется акт об этом, после чего вкладыш уничтожается. Его номер перед этим вырезается и вклеивается в журнал учёта, чтобы подтвердить факт утилизации.

Оформляя вкладыши по всем правилам, можно сэкономить время как себе, так и сотрудникам, потому стоит их соблюдать. Если же вы, будучи работником, обнаружили неточность, обязательно стоит обратить внимание специалистов кадрового отдела на неё, поскольку в ином случае затем вам же придётся заниматься переоформлением документов.

Как начать новую трудовую книжку если закончилась старая

При оформлении на работу каждому гражданину понадобится заводить основной документ, содержащий информацию о трудовой деятельности – трудовую книжку. Смена места трудоустройства является нормальной практикой, ведь причин, по которым сотрудник и работодатель не могут продолжать сотрудничество, может быть множество, начиная от выявления более выгодных условий труда, и заканчивая фактической ликвидацией предприятия или организации, что неизбежно приводит к увольнению.

Трудовое законодательство обязывает нанимателя правильно вести документацию предприятия, в том числе и ТК. Факт смены места трудоустройства отображается в ТК, и если закончилась трудовая книжка что делать сотрудник кадровой службы попросту может не знать.

Понимание ключевых правил и особенностей позволит избежать трудностей при оформлении ТК и вкладыша к ней.

Оформить новую книжку или вкладыш

Закончилась трудовая книжка и как начать новую – ситуация, с которой достаточно часто сталкивается кадровый сотрудник предприятия. Главная причина, по которой может не хватить места в ТК – действующие требования законодательства по оформлению, заполнению и ведению книжки.

Информация вносится без сокращений и переносов на граничащие поля для удобства чтения отображённой информации. Поэтому, отведённые разделы для заполнения могут быстро закончиться, и в последующем возникает дилемма – трудовая книжка закончилась и что делать дальше, чтобы внести данные по сотруднику.Можно завести новую ТК и не искать путей решения проблемы с недостатком полей в заполненном документе, но в таком случае сотруднику, который часто меняет место трудоустройства, пришлось бы иметь 2 и более экземпляров, что крайне неудобно и нецелесообразно.

Читать еще:  Света сделала минет

В качестве альтернативы приобретается вкладыш, куда вносится последующая информация, тем более что законодательством чётко регламентируется требование по наличию одного трудового документа.

Вклеивать или иным методом добавлять в ТК чистые страницы категорически запрещено.

Этапы оформления дополнения:

  • кадровик направляет запрос руководителю предприятия или организации;
  • уполномоченное лицо подготавливает соответствующий приказ;
  • работник получает вкладыш.

Выдача дополнения не безвозмездное, и сотруднику придётся компенсировать работодателю понесённые расходы, связанные с выдачей дополнительного документа.

Расчёт производится путём:

  • внесения наличных денежных средств в кассу предприятия;
  • проведения безналичного перевода на предоставленный расчётный счёт организации;
  • удержания из зарплаты.

Локальными документами может предусматриваться бесплатное предоставление дополнения к ТК в случае необходимости. Если порча трудового документа произошла по вине работодателя, то выдача нового осуществляется за его счёт.

Внесение информации

Если закончилась трудовая книжка и оформлен вкладыш, то нужно знать, как сделать запись в дополнительном документе.

Сведения вносятся по аналогии с правилами, выдвигаемые при заполнении книжки, но некоторые особенности есть.

Нюансы:

  1. Дополнение заполняется кадровиками того работодателя, в период осуществления трудовых обязанностей у которого не был заполнен один из разделов трудовой книжки.
  2. Указывается дата заполнения вкладыша, а не момент заведения трудовой книжки.
  3. Вносимые сведения должны быть достоверными, актуальными и фиксировать изменения, а не дублировать предыдущие записи.
  4. Заполненный титульный лист заверяется подписью ответственного сотрудника кадровой службы, а также печатью предприятия.
  5. Работник, чья трудовая книжка дополняется вкладышем, обязан ознакомиться с документом и также оставить свою подпись.

На данном этапе оформление дополнительного документа окончено, и остаётся его правильно вшить в трудовую книжку.

Вшивание вкладыша

На первом листе основного трудового документа проставляется штамп с реквизитами для обозначений факта заведения вкладыша. Он ставится таким образом, чтобы оттиск не перекрывал другие записи, внесённые на полях книжки.

Для соблюдения вышеуказанного требования штамп ставится вверху листа или на его внутренней стороне.

Не каждая организация или предприятие имеет в наличии собственный штамп, и закон в таких случаях не запрещает вносить запись от руки уполномоченным сотрудником отдела кадров.

Законодательство и правила документооборота не закрепляют чёткого регламента, которым руководствуются сотрудники отдела кадров, к примеру, при выборе места вшивания вкладыша.

На практике дополнительный документ помещают в конце ТК – перед задней обложкой.

Вшивание – единственный способ прикрепить вкладыш к основному документу. Другими словами, его нельзя вклеивать, прикреплять степлером или иным способом, чтобы исключить возможность изъятия дополнения с последующим возвратом на место без визуальных отличий от первоначального вида после прошивки.

Рекомендуется использовать капроновую нить. На месте узла клеится небольшой кусочек бумаги, на котором ставится печать, дата и подпись уполномоченного лица, а также слово «прошито».

По отдельности от ТК вкладыш не имеет юридической силы и его использование невозможно.

На этапе нумерации страниц возникнуть трудностей не должно. Главное правило соблюдать последовательность нумерации.

Если в процессе заполнения документа допущена ошибка, то запрещается зачёркивать, исправлять, пользоваться корректором или иными средствами. В следующей строке указывается, что вышеуказанная запись является ошибочной, а вместо неё вносится правильная.

Ошибки заполнения дополнения

Сотрудники отдела кадров, особенно крупных предприятий, где штат работников насчитывает тысячи человек, не всегда уделяют должное внимание к проверке трудовой книжки нового нанятого лица, у которого имеется вкладыш в документе, считая его несущественным дополнением, а не продолжением основного документа.

Чтобы неправильно оформленная книжка не стала проблемой для работодателя, перед её принятием следует обратить внимание на:

  • правильность внесения предыдущей информации;
  • последовательность записей, переходящих из ТК во вкладыш;
  • наличие необходимых подписей и печатей.

Любые нарушения или неточности делают невозможным последующее заполнение трудовых документов, и в таком случае рекомендуется их вернуть работнику до устранения недостатков.

Трудовое законодательство обязывает работодателя в день увольнения сотрудника выдать правильно оформленную трудовую книжку.

Если кадровик допустил ошибку и неправильно внёс информацию в поля вкладыша или вовсе неверно заполнил раздел, то потребуется:

  • присвоить записи порядковый номер;
  • в следующей строке указать, что вышеуказанный раздел заполнен неверно, и запись является недействительной;
  • указать фамилию и инициалы ответственного лица;
  • заверить изменения печатью предприятия.

Трудовая книжка является важнейшим документом для любого человека. При смене места трудоустройства первое, на что обращают внимание работодатели – трудовой стаж сотрудника.

Актуальная и исчерпывающая информация содержится именно в трудовой книжке. По указанному документу можно проследить, по какой причине предыдущие трудовые правоотношения были прекращены, ведь не всегда работник увольняется по собственной инициативе и знание трудового прошлого может многое рассказать о претенденте на вакантное место.

Читать еще:  Как сделать гетерохромию глаз

Вкладыш является неотъемлемой частью ТК, и игнорирование его наличия делает дальнейшее заполнение трудовой книги невозможным.

Закончилась трудовая книжка: как правильно сделать запись дальше?

В трудовую книжку любую запись следует вносить обязательно без сокращений. Это правило действует даже в том случае, если закончилась трудовая книжка – как сделать запись, интересует каждого неопытного кадровика. При таких обстоятельствах вшивают вкладыш в трудовую книжку.

Как правильно выдать вкладыш

По запросу кадровика, на основании приказа руководителя предприятия работнику выдается вкладыш для трудовой книжки, который имеет определенную стоимость, как и сама книжка. Оплачиваться он может тремя способами:

  1. Расчет наличными деньгами. Работник оплачивает вкладыш в кассе организации.
  2. Перечисление денег на банковский счет предприятия.
  3. Получение вкладыша бесплатно. Во многих организациях вкладыши и трудовые книжки бесплатно выдаются работнику, если это предусмотрено в нормативном акте, или когда по вине сотрудника, заполняющего вкладыш, бланк был испорчен нарушениями в записях.

Когда работник бухгалтерии (или доверенное лицо) выдает вкладыш, он обязан указать серию его, номер и поставить штамп, содержащий слова: «Выдан вкладыш», или написать авторучкой. В правилах нет указания на то, куда именно ставить штамп. Но кадровики ставят его в верхнем правом углу документа на любой стороне обложки: внутренней или титульном листе так, чтобы он не перекрывал записи. Необходимо обязательно произвести запись в самой книжке о выдаче к ней вкладыша.

Как правильно вшить вкладыш

Нет особого правила, как правильно и куда вшивать в книжку вкладыши. Но из практики кадровые работники пришли к выводу, что лучше всего определить его в самом конце книжки после последнего листа. Вшивать вкладыш в середину книжки удобнее, но тогда сложно будет вносить и читать записи. Пришивают вкладыш толстой нитью любого цвета в 4-5 сложений. Исключения могут возникнуть только с распоряжения руководителя предприятия. Не допускается вклеивание вкладыша и крепление каким-либо другим способом.

Когда место в трудовой книжке закончилось, и вы не знаете, как продолжить во вкладыше записи, обратитесь к нормативным документам. Они указывают, что нумерация должна быть сквозной. То есть если последний номер записи в трудовой книжке был, к примеру, 126, то во вкладыше первая запись будет под номером 127.

Как правильно оформить вшитый вкладыш

Оформлять вкладыш необходимо таким же образом, как и трудовую книжку. Без трудовой книжки он недействителен. Все вкладыши имеют разделы сведений:

  • О работе – девять разворотов.
  • О награждениях – восемь разворотов.

После того как вшили вкладыш, если трудовая книжка закончилась, необходимо правильно его пронумеровать и внести записи:

  • Нумерация. В каждом разделе нумерация вкладыша будет иметь продолжение от начала нумерации трудовой книжки.
  • Данные о работнике. Записи об изменениях вносятся как в книжку, так и во вкладыш одновременно.

На титульном листе вкладыша все пункты оформляются так же, как и в титульном листе трудовой книжки:

  • ФИО работника.
  • Дата рождения работника.
  • Образование работника.
  • Профессия сотрудника (только по данным диплома). Если нет таких данных, то строка не заполняется.
  • Дата занесения записи во вкладыш.

На первом листе вкладыша (как и в трудовой книжке) ставятся две подписи – сотрудника, заполняющего документ, и работника. Необходима расшифровка подписей. Недопустимо внесение записи в не соответствующие ей разделы.

Что делать, если у нового работника трудовая книжка с неправильно заполненным вкладышем

Принимая на работу сотрудника, необходимо тщательно проверить правильность оформления его документов:

  • сравнить паспортные данные работника с записями в трудовой книжке и вкладыше к ней>
  • проверить имеющиеся печати предприятия>
  • проверить наличие подписей.

Если вы заметили несовпадение даже в буквах, то такой документ не следует принимать. Можно попросить будущего сотрудника написать заявление об оформлении новой трудовой книжки или обратиться в прежнюю организацию для исправления записи.

Что делать, если запись внесена в другой раздел

Если сотрудник отдела кадров допустил оплошность и случайно записал данные не в тот раздел вкладыша, в таком случае нужно:

  • пронумеровать запись>
  • написать, что запись является недействительной>
  • указать свою должность>
  • поставить подпись, фамилию, инициалы>
  • заверить печатью учреждения>
  • занести правильную запись в нужный раздел.

Не допускается перечеркивание и исправление неправильной записи.

Как оформить запись во вкладыше, если сотрудница сменила фамилию

Если сотрудница вышла замуж или оформила развод и сменила свою фамилию, то одновременно вносится запись и во вкладыш, и в трудовую книжку. Для этого нужны будут соответствующие документы: паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о регистрации брака (или его расторжении). Записывая новую фамилию на титульном листе, следует обязательно указать ссылку на документ, на основании которого была изменена фамилия. Прежнюю фамилию нужно аккуратно перечеркнуть. Новую запись обязательно заверить печатью организации.

Источники:

http://znatoktruda.ru/trudovaja-knizhka/zakonchilas/

http://tvoeip.ru/kadry/trudovaya/esli-zakonchilas-chto-delat

http://hr-portal.ru/article/zakonchilas-trudovaya-knizhka-kak-pravilno-sdelat-zapis-dalshe

Ссылка на основную публикацию
Статьи на тему:

Adblock
detector
×
×